Czy trzeba dostarczyć wydruk e-zwolnienia do pracy?

Najważniejsze informacje

• System e-ZLA automatycznie przesyła informacje o niezdolności do pracy na profil PUE ZUS pracodawcy.
• W standardowej sytuacji pracownik nie musi przynosić papierowego dokumentu do firmy. Wyjątki dotyczą głównie awarii systemów teleinformatycznych lub braku aktywnego profilu PUE ZUS u płatnika.
• Samo e-ZLA nie zastępuje zgłoszenia nieobecności. Pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować przełożonego o swojej nieobecności, najpóźniej w drugim dniu.

Czy po wizycie u lekarza musisz zanieść papierowe zwolnienie do firmy? Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich znacząco ułatwiło życie pacjentom, eliminując konieczność osobistego dostarczania dokumentów. System e-ZLA działa automatycznie, ale istnieją pewne wyjątki, o których każdy zatrudniony powinien wiedzieć. 

Jak działa system elektronicznych zwolnień lekarskich w Polsce?

Cyfryzacja polskiego systemu ochrony zdrowia znacząco usprawniła obieg dokumentacji medycznej. Elektroniczne zwolnienie lekarskie, czyli e-ZLA, zastąpiło tradycyjne papierowe formularze L4. Obecnie lekarz, po stwierdzeniu czasowej niezdolności do pracy, wystawia zwolnienie w systemie teleinformatycznym, skąd trafia ono bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Za pośrednictwem platformy PUE ZUS informacja o zwolnieniu jest natychmiast udostępniana pracodawcy. Dzięki temu pracownik nie musi dostarczać dokumentu osobiście ani pocztą i może skupić się na powrocie do zdrowia.

Elektroniczny obieg dokumentów nie zwalnia jednak z obowiązku poinformowania pracodawcy o nieobecności zgodnie z zasadami przyjętymi w danym zakładzie pracy.

Kiedy pracownik musi dostarczyć papierowe zwolnienie lekarskie?

Choć zdecydowana większość zwolnień funkcjonuje wyłącznie cyfrowo, przepisy przewidują sytuacje wyjątkowe. Papierowy wydruk L4 jest konieczny, gdy:

• Wystąpi awaria systemu lub brak dostępu do Internetu – lekarz wystawia wówczas zwolnienie na formularzu papierowym.
• Pracodawca nie posiada profilu PUE ZUS (dotyczy to bardzo rzadkich sytuacji prawno-organizacyjnych, w których płatnik nie dopełnił obowiązku rejestracji).

W przypadku wystawienia zwolnienia papierowego pracownik ma 7 dni na dostarczenie go do pracodawcy (osobiście, przez osobę trzecią lub pocztą). Przekroczenie tego terminu powoduje obniżenie świadczenia chorobowego o 25% za każdy dzień opóźnienia (począwszy od 8. dnia).

Obowiązki pracownika w przypadku choroby i nieobecności w pracy

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, samo wystawienie e-ZLA przez lekarza nie stanowi automatycznego powiadomienia pracodawcy.

Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania najpóźniej w drugim dniu absencji. Sposób przekazania tej informacji określa regulamin pracy danej firmy. Jeśli go brak, dopuszczalne formy to:

• kontakt osobisty (lub przez drugą osobę),
• rozmowa telefoniczna lub wiadomość SMS,
• wiadomość e-mail przesłana na służbowy adres.

Niedopełnienie tego obowiązku może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Co widzi pracodawca na elektronicznym zwolnieniu e-ZLA?

Ze względu na ochronę danych medycznych pracodawca nie ma dostępu do informacji o konkretnej chorobie ani do kodu statystycznego ICD-10.

Do wiadomości firmy trafiają wyłącznie dane niezbędne do rozliczenia nieobecności:

• dane identyfikacyjne pracownika i pracodawcy,
• okres niezdolności do pracy,
• dane lekarza wystawiającego dokument,
• ewentualne kody literowe (np. kod B – niezdolność do pracy w okresie ciąży, kod A – niezdolność po przerwie do 60 dni spowodowana tą samą chorobą),
• zalecenie lekarskie: „1” (chory powinien leżeć) lub „2” (chory może chodzić).

Kontrola zwolnień lekarskich przez ZUS i pracodawcę

Płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 pracowników, oraz ZUS mają prawo do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień.

Kontrolerzy mogą zweryfikować, czy pracownik przebywa pod wskazanym w e-ZLA adresem i czy nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej bądź innych czynności utrudniających rekonwalescencję. W przypadku zmiany miejsca pobytu w trakcie choroby, należy zgłosić nowy adres do ZUS i pracodawcy w ciągu 3 dni.

FAQ

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące elektronicznych zwolnień lekarskich i obowiązków pracowniczych